Aanzeggen via online systeem rechtsgeldig?

Geplaatst op 21 januari 2025 door mr. E. (Elkan) Spijer

Regelmatig verschijnen er uitspraken over het al dan niet tijdig aanzeggen van het eindigen van een arbeidsovereenkomst. Daarbij staat vaak ter discussie of de aanzegging tijdig heeft plaatsgevonden. In een recente uitspraak beoordeelt de rechtbank de rechtsgeldigheid van een aanzegging via een online systeem.

Wat speelde er?

Een werknemer trad op 1 september 2023 bij een werkgever in dienst als Senior Juridisch Adviseur op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van één jaar. De arbeidsovereenkomst is na 31 augustus 2024 niet voortgezet.

De werkgever hanteert binnen haar organisatie een online systeem genaamd AFAS Insite. Daarmee communiceert de werkgever met haar werknemers over HRM gerelateerde aangelegenheden.  Op 29 juli 2024 stuurde de werkgever een brief aan de werknemer via dit systeem. In deze brief liet de werkgever weten dat de arbeidsovereenkomst niet werd verlengd.

De werknemer stelde dat hij niet op de hoogte was van deze brief. Hij maakte daarom aanspraak op betaling van een aanzegvergoeding.

Wat is het juridisch kader?

Op grond van artikel 7:668 lid 1 BW dient een werkgever een werknemer uiterlijk 1 maand voor het eindigen van de arbeidsovereenkomst schriftelijk te informeren over het niet voortzetten daarvan. De gedachte daarachter is dat de werknemer tijdig duidelijk krijgt over zijn positie. De eis van schriftelijkheid is ervoor bedoeld om discussies over al dan niet gedane mondelinge toezeggingen te voorkomen. Een elektronische kennisgeving van de aanzegging is ook toegestaan. Wanneer de aanzegging niet tijdig plaatsvindt kan de werknemer aanspraak maken op een aanzegvergoeding.

Verder geldt op grond van art. 3:37 BW dat de aanzegging een werknemer moet hebben bereikt om werking te hebben. De aanzegging heeft ook werking als de werknemer deze niet ontving maar dit voor zijn risico komt.

Wat stellen partijen?

Partijen zijn het eens dat de inhoud van de brief kwalificeert als een rechtsgeldige aanzegging. Zij zijn het echter niet eens dat deze brief de werknemer daadwerkelijk heeft bereikt.

Vast staat dat de werknemer de via AFAS verzonden brief niet heeft geopend en gelezen. De werkgever stelt dat dit voor risico van de werknemer komt. De werknemer diende immers bedacht te zijn op dit soort berichten omdat dit zou volgen uit de inhoud van de arbeidsovereenkomst. In de arbeidsovereenkomst stond immers dat de werkgever een digitaal dossier van de werknemer hanteerde en dat zij salarisspecificaties elektronisch verstrekte. Bovendien stuurde de werkgever wel vaker berichten via AFAS. Dat de werknemer het bericht over de aanzegging niet opende of las komt voor zijn risico, aldus de werkgever.

Wat oordeelt de rechter?

De rechter oordeelt dat in de arbeidsovereenkomst niet duidelijk staat dat communicatie met werknemers via het AFAS systeem loopt. Daarnaast kon de werkgever geen voorbeelden noemen van eerdere berichten aan de werknemer via AFAS. Evenmin ontving de werknemer een melding dat er een bericht voor hem klaar stond in AFAS.

De rechter oordeelt dan ook dat de werknemer niet had hoeven weten dat de communicatie via AFAS verliep. Er zijn ook geen andere omstandigheden die ertoe leiden dat het niet ontvangen van de aanzegging voor rekening van de werknemer moest komen, aldus de rechter. Daarom oordeelt de rechter dat het niet ontvangen van de aanzegging voor rekening van de werkgever komt. De aanzegging is dus niet tijdig ontvangen en daarom dient de werkgever een aanzegvergoeding aan de werknemer te betalen. Deze vergoeding bedraagt een maandsalaris.

Conclusie

Een werkgever die een online systeem hanteert voor de communicatie met haar werknemers dient vooraf duidelijk te maken dat dit systeem dient als communicatiemiddel. Het heeft de voorkeur dit te vermelden in de arbeidsovereenkomst of een personeelsreglement. Daarnaast is het aan te raden dit systeem zo in te richten dat de werknemer een melding ontvangt wanneer er een bericht voor hem klaarstaat. Daarmee voorkomt een werkgever dat een werknemer zich met succes kan beroepen op het niet tijdig ontvangen van een bericht.

Voor vragen of opmerkingen over de wijze waarop een aanzegging plaatsvindt kunt u contact opnemen met de arbeidsrechtspecialisten van VBS Advocaten.

Gepubliceerd op 21 januari 2025 door: mr. E. (Elkan) Spijer